Tóm tắt sách Phương Thức Toyota

Giới thiệu sách:
Phương Thức Toyota – The Toyota Way không chỉ là sự thành công của thương hiệu Toyota mà còn là cách giải thích nguyên tắc quản lý và triết lý kinh doanh của một trong những tập đoàn xe hơi hàng đầu thế giới.

Hệ Thống Sản Xuất Toyota, hay còn được biết đến là phương pháp của Toyota đối với sản xuất tinh gọn, đã trở thành hình mẫu cho quy trình kinh doanh tối ưu thông qua 14 nguyên tắc định hướng Toyota đến chất lượng và sự hoàn hảo.

Phương Thức Toyota được đánh giá là phương thức xuất sắc trong vận hành như là một vũ khí chiến lược mà sản xuất tinh gọn là một phát minh ấn tượng để tạo nên một quy trình nhanh và linh hoạt, cung cấp cho khách hàng những gì họ muốn khi họ cần với chất lượng cao nhất và giá thành hợp lý nhất. Phương thức này đã biến Toyota trở thành nhà sản xuất tốt nhất trên thế giới.

Chính vì vậy, với Phương Thức Toyota, người đọc không chỉ đọc để hiểu hơn về Hệ Thống Sản Xuất Toyota mà còn có thể ứng dụng phương pháp Toyota vào tổ chức của mình nhằm chuyển đổi những tổ chức kỹ thuật và dịch vụ và hướng tới việc xây dựng một công ty tinh gọn.

Ngày nay, những nhà kinh doanh trên toàn thế giới đều đang nỗ lực noi theo hệ thống sản xuất của Toyota đối với việc đẩy nhanh quá trình sản xuất, giảm thiểu lãng phí, và nâng cao chất lượng. Nhưng họ có đạt được mức sản xuất tinh gọn tối thiểu so với nền tảng thành công của Toyota hay không?

“Phương Thức Toyota – (Những Nguyên Lý Quản Trị Nổi Tiếng Của Toyota Tập Đoàn Đã Tạo Ra Dây Chuyền Sản Xuất Tinh Gọn (Lean Production) ” giải thích cách tiếp cận của Toyota tới quản lý tinh gọn qua 14 nguyên tắc tạo ra chất lượng và văn hóa Toyota.

Về tác giả:
Tiến sĩ Jeffrey K. Liker là giáo sư, giám đốc chương trình phát triển sản phẩm tinh gọn của Đại học Michigan.
Là tác giả và đồng tác giả 65 bài báo và 5 cuốn sách nổi tiếng. Giành giải Shingo năm 1998. Chuyên tư vấn về sản xuất tinh gọn cho các tập đoàn GM, Ford, PPG, Industies v.v…

Tóm tắt nội dung sách:

Ý tưởng chính:

Xe hơi hiệu Toyota chất lượng, bền, ít sửa chửa, hiệu quả đó phát xuất từ sự cải tiến phương pháp sản xuất dựa trên 14 nguyên tắc mà công ty Toyota đã áp dụng theo hướng chất lượng sản phẩm, lợi nhuận cao, giảm chi phí hoạt động, ít hàng tồn kho. Đây là 14 nguyên tắc hoàn hảo.
Sức mạnh toàn cầu của phương thức Toyota: Hoạt động vượt trội là vũ khí chiến lược

Toyota đã phát minh phương pháp sản xuất tinh gọn, tiết kiệm thời gian và vật liệu trong quá trình sản xuất, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng với chất lượng cao và giá thành hợp lý. Bằng cách:
– Loại bỏ sự lãng phí về thời gian, nguồn lực và vật tư

– Xây dựng chất lượng hệ thống sản xuất, kinh doanh

– Chọn giải pháp giá thành thấp và công nghệ đáng tin cậy

– Xây dựng văn hóa học hỏi và cải tiến

Mô hình 4P của phương thức Toyota

Phát triển hệ thống sản xuất Toyota (TPS)

Từ sau chiến tranh thế giới thứ hai, thị trường của Toyota tương đối nhỏ, nhưng hãng phải sản xuất đa dạng mẫu mã để đáp ứng những yêu cầu khác nhau của khách hàng. Trên cùng một dây chuyền, phải tạo ra nhiều sản phẩm riêng biệt, điều này dẫn đến sự ra đời của TPS.

Cảm hứng ý tưởng cốt lỏi của nguyên tắc tức thời phát xuất từ khái niệm “hệ thống kéo” t ừ các siêu thị Mỹ – sản phẩm riêng biệt được bổ sung khi nó bắt đầu bán được.

Trong quá trình sản xuất, công đoạn 1 sẽ không sản xuất linh kiện cho đến khi công đoạn 2 sử dụng hết linh kiện mà công đoạn 1 đã cung cấp. Điều này tạo nên một sức kéo khiến liên tục phải xem xét ngược lại chu trình sản xuất bằng Kanban.

Toyota cũng học hỏi từ nhà chiến lược Edwards Deming để định nghĩa khách hàng, tiếp nhận phương pháp giải quyết vấn đề có hệ thống và liên tục cải tiến (Kaizen).

Trái tim của hệ thống sản xuất Toyota: Loại bỏ sự lãng phí trong kinh doanh và quy trình sản xuất, cụ thể:
1. Sản xuất dư thừa – tồn kho nhiều
2. Thời gian chờ đợi
3. Việc chuyên chở không cần thiết
4. Gia công quá mức hay không chính xác
5. Chuyển động thừa
6. Hàng lỗi
7. Khai thác sáng tạo của nhân viên

14 nguyên tắc của phương thức Toyota
Nguyên tắc 1: Ra quyết định quản lý dựa trên một triết lý dài hạn, thậm chí hy sinh mục tiêu tài chính ngắn hạn
Triết lý dài hạn của Toyota: “Làm những điều tốt đẹp cho công ty, nhân viên, khách hàng và toàn xã hội”. Sức mệnh của triết lý này là nền tảng cho mọi nguyên tắc khác.

Khi khách hàng vừa lòng, họ sẽ giới thiệu khách hàng mới. Chìa khóa thành công của Toyota là tính t ự lập và tinh thần trách nhiệm, điều này thể hiện qua việc sản xuất dòng xe hạng sang Lexus.

Nguyên tắc 2: Tạo ra một chuỗi quy trình liên tục để phát hiện sai sót

Hệ thống sản xuất tinh gọn, tối ưu, việc sử dụng nguyên liệu, quy mô sản xuất, đáp ứng nguyên tắc tức thời. Áp dụng các đơn vị công việc được nhóm theo sản phẩm thay vì quá trình. Nên bất kỳ vấn đề gì xảy ra cũng được giải quyết nhanh chóng.
Lợi ích của luồng sản phẩm:
1. Đảm bảo chất lượng
2. Tạo ra sự linh hoạt
3. Nâng cao năng suất
4. Giải phóng kho bãi – giảm chi phí lưu kho
5. Đảm bảo an toàn lao động
6. Nâng cao tinh thần

Nguyên tắc 3: Sự dụng “hệ thống kéo” để tránh sản xuất quá mức
Hệ thống kéo xoay quanh ý tưởng lưu kho linh hoạt dựa trên nhu cầu hàng ngày của khách hàng.
Hệ thống Just-in-time (JIT) cung cấp cho khách hàng đúng nhu cầu, đúng thời điểm và đúng số lượng. Thường xuyên nhập kho theo số lượng mà khách hàng có thể mua hết.

Nguyên tắc 4: Bình quân số lượng công việc (heijuka)
Quy trình sản xuất không xây dựng theo dòng đơn hàng thực sự của khách hàng, mà lấy tổng số lượng đơn hàng trong một giai đoạn để chia đều ra, làm cho số lượng và chủng loại sản phẩm bằng nhau được sản xuất ra mỗi ngày.
Lợi ích của sự cân bằng:
1. Sản xuất ra những thức mà khách hàng cần ngay
2. Giảm rủi ro không bán được hàng
3. Cân bằng lao động và máy móc

Nguyên tắc 5: Xây dựng văn hóa tự kiểm tra và khắc phục các vấn đề để có hàng chất lượng ngay từ đầu
Xây dựng một thiết bị cảnh báo sớm trong dây chuyền sản xuất để kiểm tra và phát hiện sớm những vấn đề về chất lượng và có biện pháp khắc phục kịp thời, điều này nhằm đảm bảo chất lượng, nâng cao năng suất và lợi nhuận về lâu dài.

Nguyên tắc 6: Tiêu chuẩn hóa các công việc là nền tảng cho việc cải tiến liên tục và khuyến khích nhân viên
Tiêu chuẩn hóa là nền tảng cho việc cải tiến, sáng tạo, phát triển và chất lượng liên tục. Các tiêu chuẩn phải cụ thể, đồng thời phải khái quát để thể hiện tính linh hoạt.

Nguyên tắc 7: Quản lý trực quan để không có vấn đề nào không được phát hiện
Sự dụng nguyên tắc 5S để loại bỏ sự lãng phí:
1. Phân loại (Sort): chỉ giữ những gì cần thiết và loại bỏ những gì không cần đến.
2. Trật tự (Straighten): mỗi thức đều có chỗ của nó và phải ở đúng chỗ đó.
3. Thanh lọc (Shine): kiểm tra để phát hiện các khiếm khuyết hoặc bất thường có thể ảnh hưởng chất lượng.
4. Chuẩn hóa (Standardize): đề ra các nguyên tắc để duy trì và giám sát ba nguyên t ắc trên.
5. Gìn giữ (Sustain): duy trì một môi trường làm việc ổn định và quá trình làm việc cải tiến.

Nguyên tắc 8: Chỉ dùng những công nghệ đáng tin cậy, đã được kiểm chứng để đáp ứng nhân viên và quy trình
Công nghệ mới phải phù hợp với con người, triết lý và nguyên tắc hoạt động của công ty, làm gia tăng giá trị cho quy trình hiện tại.
Nếu có bất cứ một mâu thuẫn nào Toyota sẽ không chấp nhận nó. Việc áp dụng công nghệ mới trên nguyên tắc đồng thuận trong công ty.

Nguyên tắc 9: Phát triển các nhà lãnh đạo hiểu sâu sắc công việc, cuộc sống và triết lý của công ty và truyền đạt nó cho những người khác
Việc thay đổi văn hóa đem đến sự xáo trộn trong công ty. Cho nên, Toyota không bao giờ săn chủ tịch, giám đốc điều hành từ công ty khác. Công ty chỉ tìm kiếm nhà lãnh đạo từ trong nội bộ tổ chức, đề bạt những nhà điều hành từ trung cấp lên cao cấp để họ phải sống và hiểu văn hóa Toyota hằng ngày và quan tâm đào tạo cấp dưới hiểu và sống theo phương pháp Toyota tốt hơn.

Nguyên tắc 10: Phát triển các cá nhân và tập thể xuất sắc theo triết lý của công ty
Toyota luôn tạo động lực và truyền cảm hứng cho nhân viên vươn tới sự hoàn hảo:
1. Tháp nhu cầu Maslow: đáp ứng nhu cầu ở mức thấp và đưa nhân viên tiền dần lên các nấc thang với hiện thực hóa bản thân qua tiền lương, đảm bảo công việc, điều kiện làm việc an toàn, lòng tự trọng, sự tự khẳng định…
2. Lý thuyết công việc phong phú của Herzberg: tạo môi trường làm việc hấp dẫn, tích cực, phát triển 5S, các chính sách nguồn lực, luân chuyển công việc, phản hồi nội bộ.
3. Cách quản lý khoa học của Taylor: chuẩn hóa công việc, sự đào tạo, khen thưởng. Toyota tuân thủ các nguyên tắc lãnh đạo ở cấp nhóm thay vì cấp độ cá nhân.
4. Thuyết điều chỉnh hành vi: Toyota rút ngắn thời gian chỉ đạo và tiếp nhận phản hồi. Các vấn đề được giải quyết nhanh chóng, lãnh đạo đi sâu đi sát nhân viên.
5. Thuyết đặt mục tiêu: phải xác lập được mục tiêu cụ thể, phù hợp, khả thi và có tính thách th ức. Tiêu chuẩn trên thông qua hoshin kanri (phát tri ển chính sách).

Nguyên tắc 11: Tôn trọng mạng lưới đối tác và các nhà cung cấp bằng cách thử thách họ và giúp họ tiến bộ
Xem đối tác và nhà cung cấp như một phần của doanh nghiệp. Đặt ra mục tiêu mang tính thách th ức và hỗ trợ họ đạt được chúng.

Nguyên tắc 12: Tự mình xem xét hiện trường để hiểu rõ tình hình (Genchi Genbutsu)
Suy nghĩ và phát biểu dựa trên dữ liệu đã được bản thân kiểm chứng.

Nguyên tắc 13: Ra quyết định thông qua sự đồng thuận, xem xét kỹ lưỡng mọi khả năng, rồi nhanh chóng thực hiện
Tìm hiểu điều gi dang xảy ra, nguyên nhân của vấn đề, xét một cách rộng rãi các giải pháp, tạo sự đồng thuận trong đội ngũ rồi thi hành các quyết định một cách nhanh chóng.

Nguyên tắc 14: Trở thành một tổ chức biết học hỏi bằng việc không ngừng tự phê bình (Hansei) và cải tiến liên tục (Kaizen)
1. Xây dựng quy trình chuẩn và ổn định về giám sát và cải tiến liên tục để tìm ra nguyên nhân của những yếu kém và áp dụng biện pháp khắc phục.
2. Xây dựng một quy trình đòi hỏi ít nhất hàng lưu kho để khắc phục lãng phí về tài nguyên và thời gian.
3. Phát triển đội ngũ nhân viên ổn định, liên tục học hỏi. Xử lý công việc hiệu quả, tiến cử nhân lực trong tổ chức.
4. Chuẩn hóa quy trình ưu việt nhất đối với mỗi dự án và mỗi lãnh đạo mới.

Áp dụng phương thức Toyota vào tổ chức của bạn
Phát triển và áp dụng bản đồ dòng chảy giá trị thông qua những buổi hội thảo Kaizen

Giai đoạn 1: chuẩn vị cho buổi hội thảo
1. Xác định rõ ràng phạm vi. Xác định điểm bắt đầu hay bùng phát và những sản phẩm được đưa ra cuối cùng đến khách hàng
2. Đặt ra các mục tiêu. Đạt ra những mục tiêu đo lường được cho đội ngũ để phấn đấu. Các mục tiêu này phải thống nhất với văn hóa công ty và nên được đặt ra để giảm thời gian thực hiện, cải thiện chất lượng và giảm chi phí
3. Tạo ra bản đồ sơ bộ tình trạng hiện tại. Có một đội khoảng 3 đến 4 người để thực hiện quy trình hiện tại. Ghi chú thời gian cần thiết để thực hiện công việc và thời gian chờ đợi giữa các quy trình. Đây là công việc chuẩn bị quan trọng nhất vì nó tiết kiệm thời gian hội thảo quý báu.
4. Thu thập tất cả các tài liệu liên quan. Bên cạnh viện thu thập bản đồ tình trạng bắt đầu hiện tại, đội này cũng nên thu thập các mẫu đơn và văn bản được sử dụng ở mỗi bước. Bản copy của tất cả các thủ tục tiêu chuẩn phải được chuẩn bị sẵn trong suốt hội thảo
5. Dán một bản đồ sơ bộ hiện trạng trong phòng của đội

Giai đoạn 2: Hội thảo Kaizen
1. Ai là khách hàng? Đội ngũ đã xác định được nhu cầu của khách hàng và các quy trình để hỗ trợ và thêm vào giá trị.
2. Phân tích hiện trạng. Phân tích các bước của quy trình và dòng quy trình. Xác định giá trị công thêm và các thành tố không tạo nên giá trị. Loại bỏ đi những thành tố không tạo ra giá trị.
3. Phát triển tầm nhìn cho tương lai. Động não và nói những người tham gia viết xuống ý tưởng của họ, Đội ngũ nên đánh giá mỗi ý tưởng và xem ý tưởng nào có thể giúp đạt được mục tiêu.
4. Thực hiện. Phát triển một kế hoạch đào tạo và giao tiếp .
5. Đánh giá. Đánh giá thành tích bằng cách thiết lập các quy chuẩn để thao dõi trực quan tiến trình và cho việc cải thiện không ngừng

Giai đoạn 3: Sau hội thảo – Sự cải thiện thay đổi và không ngừng
1. Đánh giá tình trọng của các thành tố đang xem xét từ kế hoạch của dự án
2. Đánh giá các quy chuẩn quy trình để đảm bảo đạt được sự cải thiện
3. Thảo uận những cơ hội khác cho việc cải thiện
4. Tiếp tục cải thiện quy trình.

Xây dựng công ty học hỏi tinh gọn của chính bạn, học hỏi từ phương pháp Toyota

12 lưu ý để chuyển đổi công ty của bạn thành một công ty tinh gọn

Bắt đầu với hệ thống kĩ thuật; tiếp theo nhanh chóng với thay đổi trong văn hóa
1. Học hỏi bằng cách thực hiện trước và đào tạo sau đó
2. Bắt đầu với những người làm hình mẫu cho dòng giá trị để thể hiện sự tinh gọn trong hệ thống và cung cấp một mô hình tự kiềm chứng
3. Sử dụng sơ đồ dòng giá trị để phát triển các tầm nhìn tương lai và giúp học hỏi để quan sát
4. Dùng các hội thảo Kaizen để truyền đạt và tạo ra những thay đổi nhanh chóng.
5. Cấu trúc dựa trên những dòng giá trị
6. Đưa nó vào bắt buộc
7. Một cuộc khủng hoảng có thể làm thúc đẩy xu hướng tinh gọn, những không nên làm cho công ty mất thới gian quá lâu
8. Nắm lấy cơ hội để tạo những ảnh hưởng tài chính lớn
9. Tái thống nhất các quy chuẩn với quan điểm của các dòng giá trị
10. Xây dựng trên gốc rễ công ty của bạn để phát triển con đường của bạn
11. Tuyển hay phát triển những nhà lãnh đạo tinh gọn và phát triển một hệ thống kế nhiệm
12. Dùng những chuyên gia để truyền đạt và đạt được những kết quả nhanh chóng.

Người tóm tắt Trần Phú An