Tóm tắt sách Vị Giám Đốc Một Phút

Vị Giám Đốc Một Phút: Phương Pháp Quản Lý Hiệu Quả Nhất Thế Giới
Tác giả: Ken Blanchard

Giới thiểu sách:
Câu chuyện thú vị trong cuốn sách Vị Giám Đốc 1 Phút sẽ chia sẻ với các bạn rất nhiều điều. Đó là những kiến thức đã được đúc kết từ những những nghiên cứu trong các lĩnh vực tâm lý học, y học và khoa học hành vi về cách con người hợp tác tốt nhất với người khác để giúp bạn hoàn thành được xuất sắc trong vai trò quản lý của mình.

Khi chỉ nhìn vào tựa đề, hẳn không ít người sẽ nghĩ cuốn sách này chỉ dành cho những người làm công việc quản lý, nhưng thật ra, ý nghĩa và giá trị thực chất của nó có thể ứng dụng trong nhiều mặt của cuộc sống.

Những ý tưởng hữu ích trong Vị Giám đốc Một phút đã nhanh chóng lan rộng và được hàng triệu giám đốc, những nhà quản lý trong danh sách 500 tập đoàn, công ty hàng đầu thế giới của tạp chí Fortune cũng như các doanh nghiệp khắp thế giới đã và đang ứng dụng những kinh nghiệm quản lý quý báu trong cuốn sách này.

Chẳng hạn như trong công việc sau khi áp dụng ba bí quyết một phút, bạn sẽ cảm thấy thích thú với công việc hơn và ít căng thẳng hơn, sự nghiệp sẽ được thăng tiến hơn.

Thậm chỉ cả môi trường gia đình, bạn có thể vận dụng ba “bí quyết một phút” để thu được những kết quả rất khả quan như: giúp các con của bạn biết tự quản cuộc sống tốt hơn, giúp vợ hoặc chồng của bạn có cách cư xử tốt hơn…

Về tác giả:
Blanchard có bằng Cử nhân của Đại học Cornell chuyên ngành Chính quyền và Triết, bằng Thạc sĩ của trường Đại học Colgate về Xã hội học và Tư vấn, và bằng Tiến sĩ về Quản trị và Quản lý. Ông là tác giả của các sách được dùng rộng rãi trong giảng dạy, Quản lý hành vi tổ chức: Sử dụng nguồn lực con người, và hiện là Giáo sư môn Lãnh đạo và Hành vị tổ chức tại Đại học Massachusets, Amherst. Ông cũng quản lý công ty của mình chuyên về đào tạo và phát triển doanh nghiệp.

Nội dung chính
“Mọi người đã làm việc với ông đều cảm thấy an tâm. Không ai cảm thấy bị dẫn dắt, điều khiển hay đe dọa bởi vì mọi người biết ngay từ đầu ông đang làm gì và tại sao làm điều đó”.
“Khi ngồi ở bàn làm việc suy nghĩ, nhà lãnh đạo một phút nhận ra rằng ông là người may mắn thế nào. Ông tự ban tặng cho mình cái tài tạo ra những kết quả lớn hơn với thời gian ít hơn”.

Có mục tiêu rõ ràng tiết kiệm rất nhiều thời gian và năng lượng để sử dụng hiệu quả cho những việc khác.
Một thanh niên đi khắp thế giới tim kiếm một tấm gương của một người quản lý tài ba. Anh muốn làm việc cho một người như thế và học cách để trở thành một người quản lý tốt như vậy. Nhưng hầu hết những người trong giới mà anh đã tiếp xúc không mang lại cảm hứng nào đáng kể. Anh gặp những người quản lý quyết đoán và điều hành công việc trôi chảy nhưng lại không được nhân viên quý mến và những người quản lý vui vẻ và làm vừa lòng nhân viên nhưng lại không chú trọng đến hiệu quả công việc.

Liệu có một người quản lý kết hợp được những điểm tốt của cả hai loại người đó không? Anh thanh niên nghe nói đến một người nào đấy có vẻ phù hợp với kiểu người anh đang tim kiếm, điều buồn cười là người đó ở trong một thành phố gần nhà anh. Anh thanh niên thật ngạc nhiên vì người giám đốc này đồng ý gặp anh ngay lập tức và chia sẻ cách ông quản lý nhân sự. Và như thế câu chuyện của nhà quản lý một phút bắt đầu.
Bạn sẽ được thứ lỗi vì đã cảnh giác với phương pháp quản lý của người mà chỉ cần một phút. Điều này có thực tế không?
Doanh thu của cuốn Nhà quản lý một phút cho thấy:
– Nhà quản lý muốn dành ít thời gian cho việc động viên nhân viên và giải quyết các vấn đề sẽ nắm bắt được điều gì đó để đưa ra giải pháp;
– Phải có cái gì đó đúng ở phong cách quản lý này.

Phương pháp của nhà quản lý một phút
Có ba bí mật hay ba yếu tố về phương pháp quản lý một phút:
– Thống nhất các mục tiêu (không nhiều hơn sáu) với các nhân viên. Nhớ ghi lại từng mục tiêu một trên từng mẫu giấy. Đấy gọi là “lập mục tiêu trong một phút”. Từ đó, nhân viên biết chính xác điều gì chờ đợi ở họ và ít khi đi gặp giám đốc trình bày các khó khăn – họ biết họ được thuê để giải quyết các khó khăn.

– Nhân viên nên đọc lại các mục tiêu thường xuyên như một cách bảo đảm rằng kết quả thực hiện đúng với kỳ vọng. Họ cũng nên cung cấp chi tiết của diễn tiến công việc cho nhà quản lý. Điều này không có nghĩa là nhà quản lý theo dõi nhân viên đang làm gì mà nhà quản lý có thể “biết được họ đang làm việc một cách đúng đắn.” Từ đó có thể “khen thưởng một phút,” mang đến những phản hồi tốt và ngay lập tức đối với những công việc đã được thực hiện.

– Nếu một người có các kỹ năng thực hiện công việc một cách đúng đắn nhưng lại không đem lại kết quả như mong đợi, nhà quản lý sẽ có “khiển trách một phút”. Sự khiển trách nghiêm túc này là khiển trách một hành động hay thái độ, không phải là khiển trách một con người, và đây chỉ là trường hợp ngoại lệ so với chuyên môn hàng ngày của nhân viên. Sau khi khiển trách, nhà quản lý nhắc nhở nhân viên này về giá trị của anh đối với công ty.

Phần hai của câu chuyện nhắm đến giải thích tại sao phong cách quản lý một phút lại có tác dụng.
Lập mục tiêu một phút có thể thực hiện được bởi vì “động lực thúc đẩy số một của con người là thông tin phản hồi các kết quả”. Chúng ta muốn biết chúng ta làm việc như thế nào, và nếu chúng ta làm tốt thì chúng ta cảm thấy hài lòng. Nhà quản lý một phút có một tấm bảng treo trên tường đề là: “Hãy dành một phút – Nhìn lại các mục tiêu của bạn – Nhìn lại các kết quả của bạn – Hãy xem thái độ của bạn có phù hợp với mục tiêu của bạn không”. Đơn giản nhưng hiệu quả.

Khen thưởng một phút cũng có tác dụng cho việc thúc đẩy. Thật hiếm khi thấy ai biết làm mọi việc một cách đúng đắn ngay từ ngày đầu tiên; bạn phải nỗ lực, có gắng cho việc đào tạo. “Vì thế điều quan trọng để đào tạo một ai làm một công việc mới là ngay từ đầu hiểu được họ đang làm một điều gì đó gần đúng cho đến khi họ có thể học cách làm việc đó một cách chính xác và đúng nhất”. Kỷ luật không áp dụng được với người không cảm thấy an tâm đối với việc họ đang làm, chỉ có lời động viên mới có thể phát huy tác dụng. Lời khen giúp họ đi vào phương hướng đúng. Dù chỉ cần dành ít thời gian cho việc khen ngợi, nhưng nó chính là nguồn năng lượng có thể vận hành cả một doanh nghiệp.

Lời khiển trách một phút vận dụng được bởi vì đó là hình thức phản hồi công bằng nhất để khắc phục các kết quả chưa đạt. Khi mục tiêu đã đặt ra và kỳ vọng đều rõ ràng, người ta thường sẽ thấy được liệu lời khiển trách có hợp lý không. Nhà quản lý được tôn trọng bởi vì ông hay bà ta đã “nói lên sự thật”. Vì sự khiển trách rất nhanh và tập trung ở hành động cụ thể (không phải là bản thân người đó), người bị khiển trách sẽ ít có cảm giác buồn bã hơn; khi việc này kết thúc nó thường kết thúc bằng một sự ghi nhận tốt và có thể nhanh chóng bị quên lãng hay thậm chí không bị xem là nghiêm trọng.

Nỗ lực để dẫn dắt
Tính quá đơn giản của kiểu quản lý một phút sẽ có vẻ đáng nghi ngại đối với một số người. Tuy nhiên nó hơn việc áp dụng sự hiệu quả vào quan hệ giữa con người trong môi trường làm việc một chút. Triết lý của “bỏ ra một ít thời gian để có được kết quả lớn”đến từ sự đánh giá thực tế bản chất của con người.

Nhà quản lý một phút trong câu chuyện này thừa nhận rằng quản lý không thể luôn luôn thực hiện được trong một phút. Đúng hơn, đó là hàm ý rằng quản lý con người có thể ít phức tạp hơn chúng ta tưởng. Không cần thiết phải tổ chức vô số buổi thảo luận mục tiêu và vấn đề. Cần có thời gian đầu tư vào việc lập mục tiêu nhưng sau đó sự liên hệ giữa người chủ và nhân viên cấp dưới có thể giảm tới mức thấp nhất.

Hãy tim hiểu một vài ví dụ quản lý con người thành công. Nhà đầu tư Warren Buffet thuê các giám đốc và thỏa thuận một số ít mục tiêu rõ ràng đến mức ông hiếm khi cần gặp họ. Các giám đốc này xúc tiến công việc và gửi cho ông các báo cáo định kỳ. Nhà thám hiểm Nam cực Ernest Shackleton được các thành viên trong đoàn tôn trọng vì họ biết chính xác điều gì được mong đợi từ họ. Nếu họ bị khiển trách vì điều gì, thì luôn có một lý do rõ ràng và hợp lý. Gần đây hơn, Jack Welch của tập đoàn GE giải thích phong cách quản lý của ông là “đánh đập và ôm ấp” chỉ được áp dụng tùy theo các mục tiêu đã được phát thảo và chuẩn bị trước đấy. Điều này không tạo ra một không khí e dè, sợ sệt – nếu ai không làm tốt công việc như mong đợi họ không thể trách cử ai mà chính là phải tự trách mình.

Một ý tưởng khác: các ý tưởng trong cuốn Nhà quản lý một phút không chỉ dành cho môi trường công việc mà còn có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác trong quan hệ cá nhân. Chẳng hạn “cứng rắn và dễ chịu”, cũng là mục tiêu cảu bất kỳ bậc cha mẹ nào.

Lời cuối
Sau nhiều thập kỷ với hàng loạt sách về khoa học quản lý và hành vi tổ chức, cuốn Nhà quản lý một phút xuất hiện như một luồng gió mới cho các giám đốc. Cuốn sách có vẻ đơn giản hóa, nhưng lại dựa trên cơ sở vững chắc của những phát hiện mới nhất về tâm lý ứng xử. Cái tài của Blanchard và Johnson là đã cung cấp những kiến thức đó dưới hình thức của câu chuyện có sức thu hút hơn.

Ngày nay cơ cấu tổ chức của các công ty ít phân cấp hơn và chú trọng đến làm việc nhóm nên có thể nói rằng cuốn sách ít phù hợp hơn. Sách dường như mô tả một môi trường làm việc thuộc mô hình cũ, phân cấp và phân biệt giới tinh trong môi trường làm việc mang phong cách “ông chủ và cấp dưới”. Quan trọng hơn, ngày nay chúng ta có thể phân biệt giữa nhà quản lý đơn thuần và lãnh đạo – nếu lãnh đạo tạo nên thúc đẩy tinh thần thì nhà quản lý chỉ đơn thuần quản lý.

Tuy nhiên, người lãnh đạo thực sự, như ví dụ ở trên, sẽ cảm thấy khó làm được gì nếu không có một số kỹ năng quản lý con người căn bản. Họ sẽ tim cách tạo ra một môi trường làm việc thoải mái ở đó mọi người có đủ thời gian cần có để theo đuổi các mục tiêu quan trọng. Ý nghĩa tạo ra sự thoải mái là vì mỗi người biết chính xác vai trò của mình; có sự minh bạch và rõ ràng của mục tiêu.